Mikä tarjouslaskennassa oikeasti vie ajan
Harva urakoitsija menettää aikaa laskukaavoihin. Aika menee siihen, että selostukset luetaan läpi, määrät poimitaan piirustuksista, ristiriidat etsitään käsin ja sama tieto naputellaan kolmeen paikkaan. Kun mietit nopeuttamista, mieti näitä vaiheita erikseen. Työkalu voi olla loistava yhdessä ja hyödytön kaikissa muissa.
Toinen totuus on tämä: väärä määrä maksaa enemmän kuin hidas laskenta. Nopeus ilman ristiintarkistusta siirtää virheen vain nopeammin tarjoukseen.
Käsin Excelissä
Oma Excel-pohja on ilmainen, se on jo olemassa ja se taipuu mihin tahansa. Yhden hyvän pohjan ja yksikköhintaluettelon rakentaminen on usein suurin yksittäinen parannus, jonka pieni urakoitsija voi tehdä.
Raja tulee vastaan silloin, kun määrät pitää poimia piirustuksista käsin, kun sama tieto elää kolmessa tiedostossa tai kun kaavat ovat vain yhden ihmisen päässä. Silloin virhe ei näy ennen kuin työ on jo myyty.
Valmis tarjouslaskentaohjelma
Markkinoilla on useita vaihtoehtoja, esimerkiksi Admicom Ultima, Projekta, Easoft ja Fondion. Massoi on niistä poikkeus siinä, että se lukee määrät tekoälyllä suoraan piirustuksista ja tukee PDF-, DWG- ja IFC-tiedostoja. Massoi kertoo tekevänsä minuuteissa sen, mihin kokeneelta laskijalta menee 1–3 päivää. Se on toimittajan oma lupaus, ei riippumaton mittaus.
Lisenssi koostuu tavallisesti kiinteästä kuukausihinnasta ja käyttäjäkohtaisesta lisämaksusta, ja hintaan voi vaikuttaa myös yrityksesi liikevaihto.
Ohjelma sopii silloin, kun kohteesi ovat riittävän samanlaisia ja lasket tarjouksia säännöllisesti. Se ei sovi, jos jokainen kohde on erilainen tai jos ohjelma pakottaa sinut hinnoittelemaan jonkun toisen logiikalla.
Laskennan ulkoistaminen
Tarjous- ja määrälaskennan voi ostaa palveluna. TP-palvelu on suunnattu 0,5–20 miljoonan euron liikevaihdon rakennusliikkeille, joilla laskentaresurssi on rajallinen. Muita toimijoita ovat esimerkiksi m2-Laskenta, Areite ja Nieminen Company. Areite hinnoittelee määrälaskennan hankekohtaisesti asiantuntijan työmenekkiarvion perusteella, ja hankekohtainen hinnoittelu on alalla yleistä.
Ulkoistus sopii silloin, kun tarjouspyyntöjä tulee sesongeittain enemmän kuin ehdit laskea. Se ei sovi silloin, kun tarvitset hinnan samana päivänä tai kun laskentaosaaminen on kilpailuetusi, jota et halua siirtää talon ulkopuolelle.
Oma tekoälyagentti
Neljäs tapa on rakentaa agentti, joka on opetettu sinun selostuksillasi, sinun tuntihinnoillasi ja sinun rajaussäännöilläsi. Agentti lukee tarjouspyynnön asiakirjat kokonaan, poimii määrät, laskee hinnan sinun kaavoillasi ja vie luonnoksen siihen järjestelmään, jota jo käytät.
Ero valmisohjelmaan on se, että agentti noudattaa sinun sääntöjäsi eikä ohjelmiston sääntöjä. Ero ulkoistukseen on se, että tieto jää taloon.
Meillä yksi agentti maksaa alkaen 5 900 euroa ja 149 euroa kuukaudessa, koko toimisto alkaen 12 900 euroa ja 349 euroa kuukaudessa, alv 0 prosenttia. Hinta on kiinteä ja sovitaan kirjallisesti ennen aloitusta. Vertailun vuoksi tarjouslaskijan keskipalkka Suomessa on 4 198 euroa kuukaudessa (Duunitori 2024), eli sivukulujen kanssa noin 5 000 euroa kuukaudessa.
Vertailu
| Tapa | Sopii kun | Ei sovi kun | Hinta |
|---|---|---|---|
| Käsin Excelissä | Tarjouksia on muutama kuukaudessa ja kohteet ovat tuttuja | Määrät pitää poimia piirustuksista käsin | Ei rahaa, mutta omaa aikaa |
| Valmisohjelma | Kohteet ovat samankaltaisia ja laskentaa on säännöllisesti | Hinnoittelulogiikkasi ei mahdu ohjelmaan | Kuukausilisenssi ja käyttäjäkohtainen lisä |
| Ulkoistettu laskenta | Piikit ovat suurempia kuin oma kapasiteetti | Hinta tarvitaan samana päivänä | Hankekohtainen, työmäärän mukaan |
| Oma tekoälyagentti | Sama työ toistuu viikoittain ja säännöt ovat olemassa | Prosessia ei ole vielä kirjoitettu auki | Käyttöönotto ja kuukausimaksu |
Taulukkoa voi vierittää sivusuunnassa.
Esimerkki maalausurakoinnista
J&B Tasoitus ja Maalaus Oy on maalausurakoitsija, jonka toimistossa on yksi ihminen. Agentti lukee rakennus- ja huoneselostukset, poimii määrät, laskee hinnan yrityksen omilla tuntihinnoilla ja vie tarjousluonnoksen suoraan yrityksen laskentasovellukseen. Yrittäjä tarkistaa luvut ja lähettää.
Olennaisin osa ei ole nopeus vaan sääntö: määrä ei kelpaa hinnan pohjaksi yhdestä lähteestä. Agentti ottaa tilaajan määräluettelon, mittaa itse piirustuksesta ja ajaa vielä järkitestin, joka kertoo onko luku fysikaalisesti mahdollinen. Yhdessä kohteessa piirustuksen nimiöstä puuttui mittakaava kokonaan, ja väärä oletus olisi antanut nelinkertaisen pinta-alan. Penkkirivien väli paljasti oikean mittakaavan ennen kuin hintaa oli laskettu.
Milloin mikään näistä ei kannata
- Lasket alle pari tarjousta kuukaudessa, jolloin mikään työkalu ei maksa itseään takaisin
- Kohteet ovat joka kerta erilaisia eikä yksikköhintaluetteloa ole olemassa
- Hinnoitteluperusteet ovat vain yhden ihmisen päässä, jolloin ne pitää ensin kirjoittaa ylös
- Kukaan ei ehdi tarkistaa laskennan tulosta, sillä jokainen luonnos vaatii ihmisen hyväksynnän
Tämä koskee myös meidän ratkaisuamme. Jos toistuvaa työtä ei ole tarpeeksi, sanomme sen suoraan jo ensimmäisessä maksuttomassa puhelussa emmekä myy mitään.
Mitä kysyä ennen kuin ostat mitään
- Mistä määrät tulevat ja tarkistetaanko ne toisesta lähteestä
- Käytetäänkö sinun yksikköhintojasi vai toimittajan oletuksia
- Näkyykö laskelman perustelu, vai tuleeko ulos vain loppusumma
- Mihin valmis tarjous menee, ja pääseekö se sinun järjestelmääsi ilman käsityötä
- Kenelle laskentadata kuuluu, jos lopetat
- Mitä maksaa ensimmäinen vuosi kokonaisuudessaan, käyttöönotto ja kuukausimaksut yhteen laskettuna