Tekoälyagentit, jotka tekevät toimistotyön puolestanne

Rakennamme yrityksellenne tekoälyagentteja, jotka hoitavat toistuvan toimistotyön. Tarjouslaskenta, dokumentit, sähköpostit ja raportit. Annatte tehtävän yhdellä lauseella ja saatte valmiin tuloksen takaisin.

Tekoälyagentit yritykselle, Pohja Studio

Tekoälyagentti tekee työn, chatbot vastaa kysymykseen

Tekoälyagentti on ohjelma, joka tekee työn eikä vain vastaa kysymykseen. Se avaa tiedostoja, lukee dokumentit, kirjoittaa raportin, lähettää sähköpostin ja siirtää tiedon järjestelmästä toiseen. Sille annetaan yksi lause, ja se hoitaa loput itse.

Chatbot odottaa joka vaiheessa uutta ohjetta. Agentti toimii kuten kokenut työntekijä. Se saa tehtävän, tietää miten se tehdään, käyttää oikeita työkaluja ja palauttaa valmiin tuloksen. Ero on sama kuin puhelimessa neuvomisen ja delegoimisen välillä.

Agentti räätälöidään yrityksenne työtapaan. Se tuntee teidän asiakkaanne, teidän pohjanne, teidän hinnastonne ja teidän tapanne kirjoittaa. Tulos näyttää siltä kuin te olisitte tehneet sen itse, koska agentti on opetettu juuri teidän materiaalillanne.

Agentit asennetaan omalle koneellenne tai palvelimellenne. Ne eivät ole pilvipalvelun chat-ikkuna vaan ohjelmia, jotka pyörivät teidän ympäristössänne, teidän tiedostoillanne ja teidän integraatioillanne.

J&B Tasoitus ja Maalaus Oy

Maalausurakoitsija pääkaupunkiseudulla. Toimistossa on yksi ihminen, ja kahdeksan agenttia hoitaa tarjouslaskennan, urakka-asiakirjat, maksuerätaulukot ja työmaaviestinnän kolmella kielellä.

  • Tarjousluonnos selostuksesta yrityksen omaan laskentasovellukseen noin kymmenessä minuutissa
  • Määrät ristiintarkistetaan kolmesta lähteestä ennen kuin hintaa lasketaan
  • Työntekijän viesti suomeksi, viroksi ja venäjäksi noin kymmenessä sekunnissa
  • Toteutuneet tunnit kalibroivat seuraavan tarjouksen hinnoittelun
Lue koko esimerkki →

Yksi lause → valmis tulos

Jokainen näistä alkaa yhdellä lauseella. Sen jälkeen agentti avaa kansiot, lukee dokumentit ja palauttaa valmiin tuloksen.

Tilinpäätös tilitoimistossa

"Kokoa vuoden 2025 tilinpäätösaineisto kansiosta ja tee yhteenveto."

Agentti kävi läpi kuukausiraportit, tiliotteet ja tositteet. Se koosti tuloslaskelman ja taseen yhteenvedon sekä listasi erikseen poikkeamat ja puuttuvat tositteet.

8 minuuttiaYhteenveto ja lista puuttuvista tositteista

Sopimus asianajotoimistossa

"Laadi vuokrasopimus kolmeksi vuodeksi, irtisanomisaika kuusi kuukautta ja vuokra 4 200 €/kk."

Agentti avasi toimiston vakiosopimuspohjan, täytti ehdot, tarkisti lakiviittaukset ja tallensi valmiin Word-tiedoston kohteen kansioon. Luonnos lähti samalla sähköpostilla tarkistettavaksi.

2 minuuttiaVuokrasopimusluonnos Word-tiedostona

Ajat ovat tyypillisiä ja riippuvat dokumenttien laajuudesta. Jokainen agentti rakennetaan teidän omilla pohjillanne ja teidän työtavallanne.

Agentti joka tuntee yrityksenne materiaalin ulkoa

Kun agentti on opetettu yrityksenne sopimuksilla, hinnastoilla ja ohjeilla, se vastaa kysymyksiin kuten kokenut kollega. Vastaus perustuu teidän omiin tietoihinne, ei yleiseen tietoon verkosta.

"Mikä on asiakkaan X maksuehtomme?"

Asiakkaan X sopimuksessa (päivätty 15.1.2025) maksuehto on 21 pv netto. Aiemmassa sopimuskaudessa vuonna 2023 se oli 14 pv, ja se muutettiin sopimusuudistuksessa. Laskut kannattaa lähettää viimeistään tiistaisin, koska heidän ostoreskontransa käsittelee ne kerran viikossa.

Lähde: Sopimus 15.1.2025 + laskutusohje

"Mitä luvasimme asiakkaalle Y tarjouksessa viime kuussa?"

Tarjouksessa T-2025-047 (päivätty 8.4.2025) luvattiin täysi pintakäsittely kolmessa kerroksessa, aikataulu 4 viikkoa aloituksesta ja kiinteä hinta. Vesieristys rajattiin pois, ja se on kohdassa 3.2 merkitty urakkaan kuulumattomaksi.

Lähde: Tarjous T-2025-047, sivu 2

"Onko meillä vapaa aikataulu-ikkuna kesäkuussa?"

Kesäkuussa on yksi vapaa viikko (vko 25). Vko 23–24 on kiinni kohteessa A, vko 26–27 alkaa kohde B. Jos uusi projekti mahtuu yhteen viikkoon, se sopii vko 25. Muuten aikaisintaan elokuussa.

Lähde: Projektikalenteri 2025

"Kuka meillä vastaa sähkötöistä alihankkijana?"

Vakio-alihankkijanne sähkötöissä on Sähkö-Laakso Oy (Y-tunnus 1234567-8), yhteyshenkilö Mikko Laakso, puh. 040 123 4567. Viimeisin yhteistyö kohteessa C helmikuussa 2025. Laskutus sujui eikä reklamaatioita tullut.

Lähde: Alihankkijarekisteri

Agentti ei keksi vastauksia, vaan viittaa aina lähteeseen. Jos tietoa ei löydy yrityksenne materiaaleista, se sanoo sen suoraan.

Mihin agentit taipuvat teidän alallanne

Toimistotyö on eri aloilla yllättävän samannäköistä. Sama tarjous, sama vahvistus, sama muistutus ja sama raportti, vain paperit ovat eri nimisiä. Alla on esimerkkejä siitä, millaista työtä agentti voisi hoitaa eri aloilla.

Rakennus ja urakointi

Tarjouspyyntö aamulla, tarjousluonnos puolen päivän aikaan

Tarjouspyyntö tulee liitteineen, ja työselostus on kuusikymmentä sivua. Illalla luette sen läpi, poimitte määrät ja laskette hinnan, kun muut ovat jo lähteneet kotiin. Agentti lukee selostukset kokonaan, poimii määrät, laskee hinnan teidän omilla tuntihinnoillanne ja jättää luonnoksen teidän tarkistettavaksenne. Tämä on J&B Tasoitus ja Maalaus Oy:llä tuotantokäytössä, ja siitä on oma esimerkkinsä referensseissä.

  • Tarjouslaskenta selostuksista ja piirustuksista
  • Lisä- ja muutostyöilmoitukset urakkarajan mukaan
  • Viestit työmaalle suomeksi, viroksi ja venäjäksi
LVI ja sähkö

Tarvikelista tukkurin hinnastoa vasten

Tarjouspyyntöjä tulee enemmän kuin niitä ehtii laskea, ja osa jää vastaamatta kokonaan. Aikaa ei vie laskeminen vaan se, että tarvikkeet poimitaan luettelosta ja hinnat haetaan tukkurin listasta rivi riviltä. Sama malli taipuu tähän: agentti kokoaa määräluettelon ja tarvikelistan ja hinnoittelee sen teidän omilla ostohinnoillanne.

  • Tarjouspyyntöjen läpikäynti ja karsinta
  • Määräluettelo ja tarvikelista
  • Hinnoittelu tukkurin hinnastoa vasten
Siivousyritys

Kohdekäynnistä tarjoukseen samana päivänä

Käytte katsomassa kohteen, kirjoitatte muistiinpanot puhelimeen ja tarjous jää odottamaan iltaa. Kun se lopulta lähtee, asiakas on jo ehtinyt pyytää kaksi muuta. Agentti tekee muistiinpanoistanne tarjouksen teidän hinnoillanne ja kirjoittaa samalla kohdekohtaiset työohjeet, jotka siivooja saa puhelimeensa.

  • Tarjous kohdekartoituksen muistiinpanoista
  • Kohdekohtaiset työohjeet siivoojalle
  • Vastaukset laatupoikkeamiin asiakkaalle
Ravintola ja catering

Catering-kysely, joka tulee aina kesken palvelun

Sähköpostiin tulee kysely sadan hengen tilaisuudesta juuri kun sali on täynnä. Vastaus siirtyy iltaan, ja siihen mennessä tilaisuus on varattu muualta. Agentti laatii tarjouksen teidän menustanne ja hinnoistanne, kirjoittaa tilausvahvistuksen ja päivittää viikkomenun kaikkiin kanaviin kerralla.

  • Catering-tarjoukset ja tilausvahvistukset
  • Viikkomenun päivitys sivuille ja someen
  • Vastaukset arvosteluihin teidän omalla äänellänne
Autohuolto ja korjaamo

Kustannusarvio puhelun ja parin kuvan perusteella

Asiakas soittaa, kuvailee äänen ja lähettää kuvan. Tiedätte suunnilleen heti mistä on kyse, mutta arvion kirjoittaminen ja varaosien hintojen tarkistaminen vie puoli tuntia, jonka ajan nostin seisoo. Agentti kokoaa kustannusarvion teidän työhinnoillanne, lähettää varaosakyselyt ja hoitaa muistutukset asiakkaille.

  • Kustannusarviot puhelun ja kuvien pohjalta
  • Varaosakyselyt toimittajille
  • Huolto- ja katsastusmuistutukset asiakkaille
Kiinteistöhuolto ja isännöinti

Vikailmoitus, joka ei jää kenenkään puhelimeen

Vikailmoituksia tulee puhelimitse, sähköpostilla ja rappukäytävässä kysyen. Osa kirjautuu järjestelmään, osa ei, ja kuukauden päästä tilaaja kysyy mitä tehtiin. Agentti kirjaa ilmoitukset yhteen paikkaan, ohjaa ne oikealle tekijälle ja kokoaa niistä huoltoraportin tilaajalle ja tiedotteen asukkaille.

  • Vikailmoitusten kirjaus ja ohjaus tekijälle
  • Asukas- ja porrastiedotteet
  • Huoltoraportit tilaajalle
Kuljetus ja logistiikka

Laskutusaineisto kasassa ilman perjantai-iltaa

Rahtikirjat ovat autoissa, kuvina puhelimissa ja osa vain kuljettajan muistissa. Laskutus odottaa, että joku kokoaa ne yhteen. Agentti poimii rahtikirjoista lähetystiedot, kokoaa reittikohtaisen erittelyn asiakkaalle ja merkitsee poikkeamat omalle listalleen.

  • Rahtikirjojen poiminta ja kokoaminen
  • Ajojärjestelyn rutiiniviestit kuljettajille
  • Laskutusaineisto ja poikkeamalista asiakkaalle
Tilitoimisto ja asiantuntijapalvelut

Aineistopyynnöt, jotka lähtevät joka kuukausi uudelleen

Sama kymmenen asiakasta unohtaa kuitit joka kuukausi, ja muistuttaminen kuluu kirjanpitäjän työaikaa. Päälle tulevat rutiinikysymykset, joihin vastaus löytyy jo asiakkaan omasta aineistosta. Agentti hoitaa aineistopyynnöt ja muistutukset, vastaa rutiinikysymyksiin lähteineen ja tekee raporteista ensiluonnokset.

  • Aineistopyynnöt ja muistutukset asiakkaille
  • Rutiinivastaukset asiakkaan omasta aineistosta
  • Raporttien ja yhteenvetojen ensiluonnokset

Näistä yksi on tuotantokäytössä. J&B Tasoitus ja Maalaus Oy on nimellinen asiakkaamme, ja sen kahdeksan agenttia tekevät työtä joka viikko. Muut ovat esimerkkejä siitä, mihin sama malli taipuu, eivät asiakastöitä. Emme lupaa niistä lukuja, koska meillä ei ole niistä vielä mittausta.

Teidän alaanne ei tarvitse olla tällä listalla. Kartoituksessa käydään läpi teidän omat toistuvat työnne ja katsotaan, mitkä niistä agentti voi hoitaa ja mitkä kannattaa jättää ihmiselle.

Millaisia agentteja voidaan rakentaa

Yksi agentti hoitaa yhden selvästi rajatun työn. Nämä ovat yleisimmät tyypit, ja kokonaisuus kootaan niistä teidän työnne mukaan.

Tarjousagentti

Lukee tarjouspyynnön, laskee työn ja materiaalit teidän tuntihinnoillanne ja vie luonnoksen omaan järjestelmäänne.

Dokumenttiagentti

Täyttää teidän Word-, Excel- ja PDF-pohjanne valmiiksi asiakirjoiksi eikä keksi uutta pohjaa joka kerta.

Sähköpostiagentti

Kirjoittaa ja lähettää viestit Gmail- tai Outlook-tililtänne oikealla liitteellä ja allekirjoituksella.

Tarkastusagentti

Vertaa kymmeniä asiakirjoja keskenään ja nostaa esiin ristiriidat, puutteet ja päällekkäiset laskut.

Tiedonhakuagentti

Hakee yritysten Y-tunnukset, liikevaihdot ja yhteyshenkilöt julkisista rekistereistä valmiiksi listaksi.

Raportointiagentti

Kokoaa viikko-, kuukausi- ja projektiraportit useasta lähteestä tilaajan omaan muotoon.

Käännösagentti

Kääntää viestit ja asiakirjat suomen, ruotsin, englannin, viron ja venäjän välillä ja säilyttää alan omat termit.

CRM-agentti

Muistaa missä vaiheessa kukin asiakas on, mitä on luvattu ja milloin kannattaa muistuttaa.

Mitä agentit osaavat tehdä

Yhteisiä kyvykkyyksiä, jotka kaikki agentit jakavat, riippumatta toimialasta tai tehtävästä.

Lukee ja tarkistaa

  • Lukee dokumentit automaattisesti. Avaa Word-, Excel-, PDF- ja kuvatiedostoja. Lukee kymmeniä asiakirjoja kerralla ja ymmärtää niiden sisällön. Käsittelyyn menee koko kansio, ei yksi tiedosto kerrallaan.
  • Löytää virheet ja puutteet. Vertaa dokumenttien sisältöä keskenään ja nostaa esiin ristiriidat, puuttuvat tiedot ja epäjohdonmukaisuudet. Se lukee jokaisen rivin, myös liitteet.
  • Laskee ja analysoi. Laskee hinnat, tunnit, pinta-alat ja kustannukset yrityksenne omilla hinnoilla ja kaavoilla. Luvut näkyvät sellaisina kuin ne on laskettu.
  • Käsittelee kuvia. Lukee valokuvia, tekee kollaaseja, lisää vesileimoja, muuttaa kokoja. Yhdistää kuvia raportteihin ja dokumentteihin automaattisesti.

Kirjoittaa ja lähettää

  • Generoi dokumentteja teidän pohjillanne. Avaa yrityksenne olemassa olevat pohjat (Word, Excel, PDF), täyttää tiedot ja tallentaa kansioon. Logo, fontit ja allekirjoitus pysyvät samoina joka kerta.
  • Lähettää sähköposteja automaattisesti. Yhdistää Gmail- tai Outlook-tilinne. Kirjoittaa ja lähettää viestejä oikealle vastaanottajalle, oikeilla liitteillä, yrityksenne allekirjoituksella.
  • Hakee tietoa verkosta. Etsii yritystietoja julkisista rekistereistä, hakee kilpailijatietoa, vertailee hintoja ja löytää yhteystiedot. Koostaa tulokset valmiiksi listaksi.
  • Selainautomaatio. Avaa verkkosivuja, kirjautuu palveluihin, täyttää lomakkeita ja hakee tietoa portaaleista samalla tavalla kuin työntekijä, joka käy niissä puolestanne.

Muistaa ja mukautuu

  • Muistaa kaiken pysyvästi. Agentti muistaa yrityksenne asiakkaat, projektit, hinnat ja historian. Kuukauden tauon jälkeen jatkatte siitä mihin jäitte, eikä taustoja tarvitse selittää uudelleen.
  • Integroituu omiin järjestelmiinne. Siirtää tietoa suoraan yrityksenne omiin järjestelmiin, esimerkiksi laskentasovellukseen, CRM:ään, kirjanpito-ohjelmaan ja sähköpostiin. Välissä ei tarvita käsityötä.
  • Toimii koko tiimillä. Agentti asennetaan jokaiselle työntekijälle erikseen. Kaikki näkevät samat tiedot ja käyttävät samoja pohjia. Töitä voi tehdä rinnakkain.
  • Räätälöidään teidän työtapaanne. Agentti opettelee yrityksenne tyylin, termit ja työnkulut pysyvästi. Tulos kuulostaa siltä kuin te olisitte kirjoittaneet sen itse.

Näin rakennamme agentit yrityksellenne

Emme myy valmista tuotetta, vaan opetamme agentit teidän omalla materiaalillanne ja teidän työtapaanne.

  1. Kartoitus

    Käymme läpi teidän toistuvat työnne ja valitsemme ne, joissa agentista on eniten hyötyä.

  2. Räätälöinti

    Syötämme agentille teidän pohjanne, hinnastonne ja vakioterminne, jotta tulos näyttää teidän tekemältänne.

  3. Asennus

    Asennamme agentit koneillenne tai palvelimellenne ja kytkemme mukaan sähköpostin, omat järjestelmät ja tietokannat.

  4. Koulutus

    Näytämme tiiminne jäsenille, miten tehtävä annetaan ja miten tulos tarkistetaan.

  5. Ylläpito

    Uudet asiakkaat, pohjat ja työnkulut lisätään agenttien osaamiseen sitä mukaa kun tarpeenne muuttuvat.

"Eikö ChatGPT tee tämän jo?"

ChatGPT kirjoittaa, kääntää ja tiivistää. Se on kuitenkin yleistyökalu, joka ei tunne teidän yritystänne eikä pääse käsiksi teidän tiedostoihinne ja järjestelmiinne.

ChatGPTRäätälöity tekoälyagentti
Tuntee yrityksenne materiaalinEi tunne asiakkaitanne, hinnastoanne eikä pohjianne, joten taustat kerrotaan joka keskustelussa uudelleen.Tuntee asiakaslistan, hinnaston ja sopimuspohjat pysyvästi ja käyttää teidän omia tiedostojanne sellaisenaan.
Muistaa projektitVälilehden sulkeminen nollaa kontekstin, ja uusi keskustelu alkaa alusta.Muistaa missä vaiheessa kukin projekti on ja jatkaa siitä mihin viimeksi jäitte.
Tekee työn loppuunKirjoittaa luonnoksen, jonka siirrätte itse eteenpäin ja lähetätte käsin.Tallentaa tiedoston oikeaan kansioon ja lähettää viestin oikealle vastaanottajalle liitteineen.
Johdonmukainen lopputulosSama pyyntö tuottaa joka kerta eri muotoilun, ja asiakas saa saman viikon aikana kaksi erinäköistä dokumenttia.Käyttää vakiopohjia ja vakiosääntöjä, joten jälki on sama tekijästä ja päivästä riippumatta.
Integroituu järjestelmiinneEi näe laskentasovellustanne, CRM:ää eikä kirjanpitoa, joten kaikki siirtyy käsin.Siirtää mittaukset, tarjoukset ja asiakastiedot suoraan omiin järjestelmiinne ilman käsityötä.
Hakee tiedot rekistereistäTekee verkkohaun, ja tulokset voivat olla vanhoja tai virheellisiä.Hakee Y-tunnukset, liikevaihdot ja yhteystiedot suoraan virallisista rekistereistä ajantasaisina.

Tuntee yrityksenne materiaalin

ChatGPT

Ei tunne asiakkaitanne, hinnastoanne eikä pohjianne, joten taustat kerrotaan joka keskustelussa uudelleen.

Räätälöity tekoälyagentti

Tuntee asiakaslistan, hinnaston ja sopimuspohjat pysyvästi ja käyttää teidän omia tiedostojanne sellaisenaan.

Muistaa projektit

ChatGPT

Välilehden sulkeminen nollaa kontekstin, ja uusi keskustelu alkaa alusta.

Räätälöity tekoälyagentti

Muistaa missä vaiheessa kukin projekti on ja jatkaa siitä mihin viimeksi jäitte.

Tekee työn loppuun

ChatGPT

Kirjoittaa luonnoksen, jonka siirrätte itse eteenpäin ja lähetätte käsin.

Räätälöity tekoälyagentti

Tallentaa tiedoston oikeaan kansioon ja lähettää viestin oikealle vastaanottajalle liitteineen.

Johdonmukainen lopputulos

ChatGPT

Sama pyyntö tuottaa joka kerta eri muotoilun, ja asiakas saa saman viikon aikana kaksi erinäköistä dokumenttia.

Räätälöity tekoälyagentti

Käyttää vakiopohjia ja vakiosääntöjä, joten jälki on sama tekijästä ja päivästä riippumatta.

Integroituu järjestelmiinne

ChatGPT

Ei näe laskentasovellustanne, CRM:ää eikä kirjanpitoa, joten kaikki siirtyy käsin.

Räätälöity tekoälyagentti

Siirtää mittaukset, tarjoukset ja asiakastiedot suoraan omiin järjestelmiinne ilman käsityötä.

Hakee tiedot rekistereistä

ChatGPT

Tekee verkkohaun, ja tulokset voivat olla vanhoja tai virheellisiä.

Räätälöity tekoälyagentti

Hakee Y-tunnukset, liikevaihdot ja yhteystiedot suoraan virallisista rekistereistä ajantasaisina.

Ero tiivistyy tähän. ChatGPT antaa joka kerta eri pohjan ja eri sävyn, ja viimeistely jää teille. Agentti käyttää teidän materiaalianne ja palauttaa valmista työtä, eikä kenenkään tarvitse opetella prompteja tai selittää joka kerta uudelleen mitä yritys tekee.

Mitä agentit maksavat

Julkaisemme hinnat, koska ostajan on voitava verrata. Kaikki hinnat ovat arvonlisäverottomia ja kiinteitä, ja summa sovitaan kirjallisesti ennen aloitusta.

Työkartoitus ja agenttisuunnitelma

1 500 €ALV 0 %

Kolmesta neljään tuntia työsessiota, jossa käymme läpi teidän toistuvat työnne. Saatte kirjallisen agenttikartan ja kiinteän hinta-arvion. Summa hyvitetään kokonaan, jos tilaatte toteutuksen. Sitä ennen käydään maksuton 30 minuutin puhelu, jossa katsotaan onko tässä teille ylipäätään mitään.

Yksi agentti

alkaen 5 900 €+ 149 €/kkALV 0 %

Yksi osasto eli yksi selvästi rajattu työ, esimerkiksi tarjouslaskenta. Hintaan sisältyvät asennus, integraatiot ja koulutus. Kuukausimaksuun sisältyvät ylläpito ja yksi tunti muutostöitä kuukaudessa.

Koko toimisto

alkaen 12 900 €+ 349 €/kkALV 0 %

Enintään kuusi osastoa, jotka käyttävät samaa kohdemuistia ja samoja pohjia. Kuukausimaksuun sisältyvät kolme tuntia muutostöitä ja prioriteettituki. Tämän kokoinen kokonaisuus on J&B Tasoitus ja Maalauksella tuotantokäytössä.

Vertailukohta on ihminen, ei ohjelmisto. Tarjouslaskijan keskipalkka Suomessa on 4 198 euroa kuukaudessa (Duunitori, 249 palkkaa, 2024), ja työnantajan sivukulujen kanssa yksi tarjouslaskija maksaa noin 5 000 euroa kuukaudessa. Koko toimisto on siis kertamaksuna suunnilleen kolmen kuukauden palkkakulu, ja 349 euron kuukausimaksu jää alle kymmenesosaan yhden ihmisen kuukausikustannuksesta.

Laajat integraatiot ja järjestelmäliitokset hinnoitellaan erikseen, koska niissä työmäärä syntyy liitosten määrästä eikä agenttien määrästä.

SEURAAVA ASKEL

Katsotaan, mitä agentti voisi hoitaa teillä

Aloitetaan maksuttomalla 30 minuutin puhelulla. Käymme läpi, millaista työtä yrityksessänne toistuu viikoittain ja onko siinä agentille tekemistä. Jos on, seuraava askel on työkartoitus, ja sen hinta hyvitetään kokonaan toteutuksesta.

Vastaamme 24 tunnissa

Maksuton kartoitus

Ei sitoumuksia

USEIN KYSYTTYÄ

Kysymyksiä AI-agenteista