Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Pohja Studio (Borignis OÜ)
Rekisterinumero: 16627712
Osoite: Maarjamõisa tee 35-9, 73501 Aravete, Viro
Sähköposti: info@pohjastudio.fi
Puhelin: +358 40 054 7270

2. Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa

Boris Penkin, info@pohjastudio.fi

3. Käsiteltävät henkilötiedot

Käsittelemme seuraavia tietoja yhteydenottolomakkeen kautta:

• Nimi ja sähköpostiosoite
• Yrityksen nimi (vapaaehtoinen)
• Puhelinnumero (vapaaehtoinen)
• Yhteydenottoviestin sisältö
• IP-osoite ja tekninen lokitieto (Supabase-infrastruktuuri)

Analytiikkatunnisteet (Google Analytics, Meta Pixel) kerätään vain suostumuksellasi.

Jos teemme kanssasi sopimuksen, käsittelemme lisäksi allekirjoitukseen liittyviä tietoja. Ne on lueteltu kohdassa 5.

4. Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

• Tarjouspyyntöihin vastaaminen: oikeusperuste sopimuksen tekeminen (GDPR art. 6(1)(b))
• Verkkosivuston kehittäminen: oikeusperuste oikeutettu etu (art. 6(1)(f))
• Markkinointi ja analytiikka: oikeusperuste suostumus (art. 6(1)(a))

5. Sopimukset ja sähköinen allekirjoitus

Kun teemme kanssasi sopimuksen, allekirjoitus tehdään selaimessa. Tallennamme silloin sopimuskohtaisesti seuraavat tiedot:

• Allekirjoittajan nimi ja asema
• Piirretty allekirjoitus kuvana
• Yrityksen nimi, y-tunnus, alv-numero ja osoite
• Sähköpostiosoite, johon sopimus lähetetään
• Verkkolaskuosoite ja välittäjätunnus, jos annat ne
• Sopimuksen sisältö ja allekirjoituksen ajankohta
• Allekirjoitushetken IP-osoite ja selaimen versiotieto (user agent, enintään 300 merkkiä)
• Tapahtumaloki: milloin sopimus luotiin, lähetettiin, avattiin ja allekirjoitettiin, ja mistä IP-osoitteesta

Allekirjoitetusta sopimuksesta muodostetaan PDF, joka lähetetään sähköpostitse sinulle ja meille. Sama tiedosto säilytetään ei-julkisessa tallennustilassa, johon pääsee vain kirjautunut ylläpitäjä.

Oikeusperuste. Sopimustiedot käsitellään sopimuksen tekemiseksi ja täyttämiseksi (GDPR art. 6(1)(b)). IP-osoite, selaimen versiotieto ja tapahtumaloki tallennetaan todisteeksi siitä kuka allekirjoitti ja milloin. Niiden osalta peruste on lakisääteinen velvoite kirjanpitoaineiston säilyttämisestä (art. 6(1)(c)) sekä oikeutettu etu, joka on oikeusvaateen esittäminen tai siltä puolustautuminen (art. 6(1)(f)).

Säilytysaika. Sopimus, allekirjoitus ja tapahtumaloki säilytetään niin kauan kuin sopimukseen perustuva vaatimus voidaan esittää tai kiistää, enintään kymmenen vuotta sopimuksen päättymisestä. Allekirjoitettua sopimusta ei poisteta tätä ennen edes pyynnöstä, koska se on todiste sopimuksen sisällöstä ja poisto veisi saman todisteen myös sinulta. Allekirjoittamattoman luonnoksen poistamme milloin tahansa. Säilytysajan päätyttyä aineisto poistetaan käsin, koska järjestelmä ei poista allekirjoitettua sopimusta automaattisesti.

6. Säilytysaika

Yhteydenottolomakkeiden tiedot säilytetään enintään 2 vuotta viimeisestä kontaktista. Sopimusten ja sähköisen allekirjoituksen säilytysaika on pidempi ja se on kerrottu kohdassa 5. Analytiikkatiedot poistetaan Google Analyticsin ja Meta-alustojen omien käytäntöjen mukaisesti.

7. Tietojen vastaanottajat ja siirrot

Henkilötietoja käsittelevät seuraavat alihankkijat:

• Supabase Inc. (tietokantapalvelu, USA/EU): suojattu EU–US Data Privacy Framework
• Anthropic PBC (AI-palvelu, USA): käsittelee tarjouspyyntölomakkeen ja myyntityökalun viestejä (Claude-malli kautta). Tietoja ei käytetä mallien koulutukseen. Suojattu SCCs ja Anthropicin DPA:lla.
• Resend Inc. (sähköpostipalvelu, USA): suojattu SCCs
• Vercel Inc. (hosting, USA/EU): suojattu SCCs
• Google LLC (analytiikka, käyttäjän suostumuksella)
• Meta Platforms Inc. (markkinointi, käyttäjän suostumuksella)

Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille markkinointitarkoituksiin ilman suostumustasi.

8. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on oikeus:

• Saada pääsy sinusta tallennettuja tietoja (tarkastusoikeus)
• Vaatia virheellisten tietojen oikaisemista
• Vaatia tietojen poistamista (“oikeus tulla unohdetuksi”)
• Rajoittaa käsittelyä
• Siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle (tiedonsiirto-oikeus)
• Peruuttaa suostumus milloin tahansa
• Tehdä valitus toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle

Poisto-oikeus ei koske allekirjoitettua sopimusta, allekirjoitusta eikä sen tapahtumalokia niin kauan kuin niitä tarvitaan todisteena (kohta 5). Muut tiedot poistamme pyynnöstä.

Rekisterinpitäjän johtava valvontaviranomainen on Viron tietosuojaviranomainen (Andmekaitse Inspektsioon, aki.ee). Voit myös ottaa yhteyttä oman asuinmaasi tietosuojaviranomaiseen (Suomi: tietosuoja.fi).

Pyyntöihin vastataan ilman aiheetonta viivytystä, viimeistään 30 päivän kuluessa. Ota yhteyttä: info@pohjastudio.fi

9. Evästeet

Käytämme evästeitä verkkosivuston toiminnallisuuteen ja analytiikkaan. Lisätietoja löydät evästekäytännöstämme.

10. Tietoturva

Tiedot tallennetaan salattuun tietokantaan (Supabase, AES-256 at rest, TLS 1.3 in transit). Pääsy tietoihin on rajattu vain tarpeellisille henkilöille.

11. Selosteen muutokset

Pidätämme oikeuden päivittää tätä selostetta. Merkittävistä muutoksista ilmoitetaan verkkosivustolla. Voimassa oleva versio on aina saatavilla osoitteessa pohjastudio.fi/tietosuojaseloste.